自動化ツールのふたつのムズカシさ

度お馴染み例のアレ。

お盆期間の真っ只中、
みなさまいかがお過ごしですか?

弊社はこの期間夏季休業でございます。
夏前半が大忙しでしたので、後半に備えて体力回復に努めているところです。

ワタシ以外の講師陣は。

ワタシはというと、現在とあるツールの検証中です。
(NDA的な問題がありますので名称は出せませんが、業務自動化のためのツールです)

新しいツールっていうのは、毎回テンションが上りますね〜。楽しい楽しい。うんうん。
Xcodeをダウンロードして、はじめてiPhoneアプリを作ったときのことを思い出します。

…何故かゾワッと背筋に汗が流れました。

それはともかく。

今回専用の自動化ツールを使ってみて、2点ほど思うことがありました。
特別なこと、というよりは、毎度お馴染みのことなのですが。

その①:ツールを使うこと自体のムズカシさ

まずひとつ目はコレ。

自動化ツールを使うために覚えなければいけないことが、ツールで自動化する作業より膨大かつ難解。
というムズカシさです。

仕方ないと言えば仕方ないのですが、こういうツールは、

・海外製のツールなので表記が全て英語
・業務系ツールなのでUI(見た目)がストイック
・ドキュメントの整備が追いついていないのでトラブル即遭難

「ボタン一発即実行、誰でもすぐに使えるイマドキのクラウドサービス」と違って、初見さん、特にITに不慣れな人を寄せ付けない、【見えない壁】に囲まれているのです。

Xcodeのときも、WordPressのときも、最初の最初の頃はみんなそうでした。
手探りで英語のドキュメントを調べて、動かして壊してまた最初から。みたいな流れ。

ですが、バリバリの開発系ツールと違って、業務自動化ツールは開発チーム以外の人も使えたほうが良いわけで、そういう意味でこの見えない壁は、導入の大きな障害になってしまいそうな気がします。

その②:自動化させる業務を切り出すムズカシさ

ふたつ目がコレ。

自動化するための業務を切り出すために、業務をツールに合わせて考え直さないといけない。
というムズカシさです。

前の記事で、ExcelのSUM関数について書きましたね。覚えていますか?
その時のワタシは、サンプルデータとして「とある野球チームのホームラン数」を表にしました。

例え話ですので、内容は何でも良かったのですが、
ワタシの中で数秒間「はて、どんな内容でSUM関数を使おうか」という悩みがあったような気がします。

・Xcodeにおける「はて、どんなアプリを作ろうか」
・WordPressにおける「はて、どんなWebサイトを作ろうか」

と同様に、自動化ツールでは「はて、どんな業務を自動化しようか」という部分はツールは教えてくれません。
そして、なんでもかんでも自動化できるほど、現状のツールは器用ではありません。

その①にあったように、「ツールの仕様を理解する」のが、最初のハードル。
そして、仕様を理解した上で、「業務の切り出しを行う」のが、次のハードル。

コレは大変だわ。

というのが、ワタシの正直な感想です。

理想的には「社内に導入して、自分達で自由自在に自動化ツール(ロボット)を使いこなす」なのですが。
現実的には「コンサルティング会社にお願いして、業務最適化と設定をお願いする」になってしまいそう。

うーむ。
さるでき的には、この間隔を縮めたいところですねえ。

ということで、今後自動化のお話では、
・ツール自体の使い方
・そのツールを使った自動化業務のアイデア

このふたつを同時に見ていこうと思います。

ワタシ一応IT畑出身ですしね。
おまけに一応自社の業務全般を見ていますしね。雑用とも言いますけどね。

丁度良い塩梅じゃないかと。

ではでは、ウチの講師陣が夏休みの間に、ツールをイジり倒しておくことにしましょう。
みなさまもステキな夏休みをお過ごしくださいませ!

Excel関数で自動化しよう〜SUM関数〜

ずはこの辺りから。

さてさて、前回アメーバピグを自動化したお話をしました。
人間扱いされていなかった男が、機械の力を使って人類に復讐を図るー

そんなお話でしたっけ?

パソコンの力を使って同じ作業を正確に行うことを、『自動化』と呼びまっせ。
最新のツールやサービスを、色々見ていきまっせ。

そんなお話でした。

ということで今回から始めていくわけですが、こういうことは基本が肝心です。
ガリガリ君ソーダ味があってこその、ガリガリ君リッチメロンパン味なのです。メロンパン味て。

一番わかりやすくて、一番便利な自動化ツール。
みんな大好き『Excel』から見ていくことにしましょう。

…おや?

「大好き」の部分に引っかかりましたか。

確かに、『仕事で使うパソコンソフトと言えば?』ランキングではおそらくTOP3に入るExcel。
それだけに、苦手意識を持っている方も大勢いるかもしれませんね。

一応基礎情報のご紹介を。

製品名はExcel(エクセル)。
Microsoft社が提供する「Office365」の中に含まれる、表計算ソフトです。
縦横方眼形式の表示が特徴で、この方眼(セル)の中に文字や数字を入れて書類を作ります。

同じくOfficeの中に含まれる「Word」と比べると、
アチラは文章向き、コチラは計算向きという棲み分けになります…が、
レイアウトをピッチリ決めたい人はExcelで文章を書いたりしますので、境界は曖昧です。

バージョンが年で表されていて、現在の最新バージョンは2016になっています。
(ワタシの画面はMac版なのでWindows版とちょっと違うかもしれませんが、バージョンは2016で同じです)

…既に若干頭が痛い。

まあまあ、そう言わずに。
平たく言ってしまえば、

数字を入れると自動的に計算してくれる方眼紙。
それがExcelです。

ただ、この「自動的に計算してくれる」という部分が若干クセモノでして、
行いたい計算と対になる「関数」というコードを設定する必要があるのです。

その数数百種類

『作業を楽にするための自動化なのに、自動化するための方法を覚えるのがクソ大変』
なんて、本末転倒気味な状況が発生しています。
Excelが苦手な方は特にこの辺りがイヤな感じなのではないでしょうか。

ご安心くださいみなさま。
当サイトは『さるでき流』です。

例によって全部を覚えるのは止めておきましょう。
カンタンでよく使うものを覚えるだけで、作業の効率は劇的に替わりますので大丈夫です。

ということで、最初のお題はこちら。


SUM関数(合計ロボット)

SUMは「合計」という意味ですね。
指定したセル(方眼のマス目)の中に入っている数字を合計します。

その上で、まずは上記「日本人の名字ベスト9チームのホームラン数」表を見てください。

Excelをはじめとする表計算ツールには、
・横方向の区切りを「列」と言い、「アルファベット」で場所を表す
・縦方向の区切りを「行」と言い、「数字」で場所を表す

という『表示のルール』があります。

つまり、
1番バッター「音速の貴公子佐藤選手」のホームラン数が入っているマス目は【D3】となるわけです。

次に、Excel関数には、
=関数名 ※いずれも半角文字
という『書き方のルール』があります。

合計ロボット、SUM関数を使う場合、
=SUM
と書くわけです。

ただしコレだけでは、どこのマス目を合計すれば良いのか、ロボットにはわかりません。
そこで、SUMの後ろに付いているカッコ(D3:D11)が、場所の情報を補足している、というわけです。


計算結果はこんな感じ。しっかり計算されていますね。

範囲指定型の関数は結構ありますので、この形式ひとつ覚えておくだけで便利に使いまわせます。
例えば1行下にある平均欄。

こちらは、「平均」を算出する
=AVERAGE(D3:D11)
AVERAGE関数を使うと、自動的に計算してくれます。


関数の便利なところは、後からセルの中身を入れ替えても、瞬時に再計算してくれるところでs…

おっと。

目がチカチカしてきましたね。
何事も一気にやりすぎると嫌いになりますので、今回はこの辺にしておきましょう。
まずはSUM関数とAVERAGE関数、使ってみてくださいね。

それではみなさま。また次回。

【おまけ】

似たようなことがステータスバーでもできたりします。
サッと確認するにはこちらの方が便利です。

次回はそのやり方から続きをはじめていきましょう。

自動化ってどういうこと?

動化、それは魅惑の響き。

さてさてみなさま、こんにちは。
文章書きリハビリ中のカワサキでございます。

今回からさるできでは「自動化ロボ」について取り上げていこうと思います。
「iPhoneアプリ」「WordPress」と来まして、3本目の大きなテーマです。
自動化ロボと一言で申しましても、取り扱う内容は多岐にわたr…

え?唐突ですか?

そうですね。まったくもってその通りです。
本来なら最初は「時代背景」辺りから連々書かなければいけないところだと思いますが。

あまり最初から頑張りすぎると、
途中で戦闘力がインフレして収集がつかなくなるってド○ゴンボールで習いましたので、
初回はワタシの中で「自動化ロボ」が何を指しているか、という辺りをゆるゆるお話ししようかと思います。


むかしむかし。

弊社株式会社マイウェイは、「アメーバピグ」なるサービスを使っておりました。
アメーバピグはインターネット上の仮想空間においてアバターでコミュニケーションを楽しむサービスです。

マイウェイは、アメーバピグ上に「グループ」という形で「MaiWay部」を設立、
ユーザーから参加者を募り、夜な夜な『接客サービス』というものについて語り合っていたのでございます。

何このファンキーな会社。
※すべて実話です。現在はやっておりません。

その際、ご参加いただくみなさまには「〇〇時集合」というご連絡をしていたのですが、
当然時間よりも早くお越しになる方がいらっしゃいました。

こういう時に「素に戻ってしまう」ことほど怖いことはございません。
ぽつんと一人仮想広場に佇む、自分とは似ても似つかぬ可愛いアバター。

…オレ、何やってるんだろう?

そんな気持ちを抱いたら最後、ブラウザの「閉じるボタン」はもう目の前です。

ワタシはみなさまを逃さないように寂しくさせないように、
「いらっしゃいませ!」「開始までこのままお待ちください」と、メッセージを送り続けたのです。
(注:申し遅れました。ワタシは会を円滑に運営するためのお手伝いさん役です。)

ただ、ここでひとつ問題がありまして。

メッセージは当然都度手入力をしておりましたので、
30分前にお越しいただいた方がいた場合は、30分間打ち続けなければいけないわけです。

それがたとえ、定型文の繰り返しだったとしても。

回を重ねるごとに、ワタシは思うようになりました。

(このダルい作業)なんとかならんもんかね。と。
(注:重ねて申し上げます。ワタシは会を円滑に運営するための雑用です。人間以下の扱いです。)

だから探しました。
そして見つけました。

キーボードシミュレーターなるツールを。

みなさまご存知ですか?
キーボードシミュレーター。

・このキーとこのキーをこういう順番で押せ
・その間にマウスでここの場所をクリックしろ
・それをトータル100回やれ

こんな感じの命令を用意するとあら不思議。
プログラムがパソコンを勝手に操作してくれるという魔法のツールです。

かくしてワタシは、

・お辞儀をして(アメーバピグに用意されているコマンド)
・「いらっしゃいませ!」と言い(テキストをコピーしてペースト)
・手を振り(アメーバピグに用意されているコマンド)
・「開始までこのままでお待ちください!」と言う(テキストをコピーしてペースト)

マシーンと化したわけです。

めでたしめでたし。

このように。

パソコンの力を使って、同じことを正確に行うことを、ワタシは「自動化」と呼んでいます。
そして、それをやってくれるツールやプログラムのことを、「自動化ロボ」と呼んでいます。
昨今大流行の兆しを見せているRPA(Robotic Process Automation)と、見ている先はきっと同じ…気がします。

アメーバピグの時代から早○年、新しいツールやサービスも様々登場していますので、
さるでき的に使い倒して、さらに自分でも作ってみよう!
というのが今回のテーマです。

みなさまの仕事に役立ちそうな「何か」が出来上がることを、ぬるーくご期待くださいませ。
それでは、はじめまーす。